Riunioni aziendali: come organizzarne una davvero efficace e proficua

Tutte le volte che si prospetta la possibilità di organizzare una riunione aziendale, si deve fare i conti con un mito piuttosto diffuso: gli eventi di questo tipo sono momenti noiosi e, se viene coinvolto anche chi non è direttamente interessato, si trasformano quasi in perdite di tempo.
Tuttavia, le riunioni o i meeting aziendali dovrebbero rappresentare dei momenti chiave per i propri collaboratori, ed evitare di compromettere la produttività come ha osservato uno studio dell’Università dell’Ohio. Questo perché servono (o dovrebbero servire) per discutere di elementi importanti quali le strategie del business e i metodi di lavoro.
Vediamo allora alcuni consigli su come organizzare al meglio una riunione di lavoro.

Prima della riunione aziendale

Per prima cosa bisogna capire come scegliere i partecipanti alla riunione, chiedendosi chi è direttamente interessato al tema trattato. È inoltre necessario capire che le tempistiche, per riunioni di questo tipo, sono molto importanti. Se il meeting durerà più di due ore, la soglia di attenzione dei partecipanti tenderà al crollo e renderà molto complessa la situazione.
Poi si suggerisce di fissare sin da subito gli obiettivi di quella riunione, tenendo sempre a mente le necessità e gli obiettivi di chi partecipa.
I passi successivi sono la preparazione di un ordine del giorno, da inviare prima, e la scelta della sala a seconda del numero dei partecipanti. Quest’ultimo step è importante per poter predisporre in tempo tutto l’occorrente. Ad esempio, potrebbe essere utile far trovare a tutti i partecipanti dei bloc notes personalizzati (che oggi  possono essere stampati anche online), perfetti per prendere appunti e rimanere concentrati, oltre all’occorrente per un piacevole coffee break, in modo da allentare per un secondo la pressione.

Durante la riunione aziendale

Quando la riunione aziendale inizia, si consiglia di ascoltare le domande e le proposte del gruppo, al fine di migliorare il prosieguo dell’evento. È altrettanto importante scegliere un relatore interessante e dotato di grande carisma: è uno step necessario per tenere alte le attenzioni del pubblico e per mettere a proprio agio i partecipanti del meeting.
Per quanto concerne la discussione della scaletta, è il caso di trattare ogni argomento con lo scopo di arrivare ad un punto fermo: questo servirà per trarre delle conclusioni e dunque prendere delle decisioni risolutive.

Dopo la riunione aziendale

Terminata la riunione, se condotta bene, si sarà arrivati ad alcuni punti fermi da mettere in pratica. In questo momento, dunque, si rende necessaria la compilazione di un verbale, che possa mettere nero su bianco le prossime azioni da applicare.
Poi non guasta mai fare un giro dei partecipanti, alla fine del meeting, e chiedere loro un parere sulla riunione: i feedback sono utili perché consentono di migliorare le riunioni aziendali future, potenziando il coinvolgimento del gruppo. Naturalmente, quando si conclude il meeting, è sempre il caso di chiarire il ruolo che ogni membro avrà in una determinata azione o compito, così sarà possibile evitare confusione e fraintendimenti.

Grazie ai consigli visti oggi, dunque, organizzare un meeting aziendale efficace e performante non ti sembrerà più un’impresa impossibile.

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